Sejak pertama kerja aku sudah ditempatkan dibagian collection, sempat beberapa pindah perusahaan hanya sekali di tempatkan dibagian lain tapi secara keluruhan selama 19 tahun bekerja semuanya dibagian penagihan. Dan beberapa kali bertemu orang ketika aku bekerja dibagian penagihan mereka memintaku untuk berbagi bagaimana cara penagihan yang efektif.

Akhir November kemarin aku sempat ikut pelatihan tentang penagihan dan itu bayar dengan jutaan rupiah perorang dan setelah itu aku berpikir 90 % lebih materi yang dibawakan semuanya sudah aku lakukan. Dan dengan itu aku memberanikan diri untuk menulis penagihan yang efektif dengan caraku.

Ada 7  Caraku dalam menagih yang hasilnya cukup baik.

1. Pastikan Admin Rapi.

Administrasi memang hal utama dalam penagihan karena semuanya harus dipastikan sesuai. Mulai dari PO, DO , kwitansi harus sudah jelas atau surat perjanjian, dalam arti tanda tangan penerima dan kesepakatan awal sudah di setujui kedua belah pihak.

Contoh :
Piutang tidak akan dibayar jika salah satu document atau salah satu kesepakatan tidak sesuai.

2. Bersinergi dengan Sales.

Sales adalah orang pertama yang menawarkan produk dan dengan customer. Merekalah melakukan kesepakatan dan karena dengan itu seorang collection atau penagih harus bersinergi atau kerjasama secara baik dengan Sales. Tanpa hubugan baik dengan sales , percayalah seorang collection akan kesulitan dalam menagih.

Contoh :
Jika ada kesepakatan yang kadang terlewatkan tertulis di dokumen, Saleslah yang dicari pertama untuk bisa menjelaskan ke customer ketentuan telah disepakati bersama.

3. Kenali Karakter customer.

Jika sales membutuhkan hal ini untuk bisa menawarkan produk, seorang collection juga, karena dengan tahu karakter mereka , kita bisa tahu cara menghadapinya. Bukan hanya orangnya tapi karakter perusahaannya dalam membayar.

Contoh :
Orang yang bertanggung jawab atas hutang diperusahan itu karakternya agak jutek cara menghadapinya dengan keramahan yang tegas. Maksud dari ramah tapi tegas adalah kita harus bersikap manis tapi kita tegas bahwa kewajibannya harus dibayar.

Bila dari segi karakter perusahaan , kadang disetiap perusahaan punya ritme tersendiri dalam membayar kewajibannya, kadang sengaja ditunda kalau belum ditagih , kadang tanpa ditagihpun sudah membayar, kadang ditagih seringnya yang tanda tangan tidak ditempat. Dengan itu kita bisa mengetahui apa yang harus dilakukan dan bisa menentukan skala prioritas dalam penagihan.

4. Ikuti Kemauan Customer.

Menagih itu memang gampang-gampang susah, gampangnya ya kita yang punya hak karena kekuatan untuk itu,  tapi susahnya kadang yang ditagih lebih ngeyel alias mempersulit penagihan, ada saja alasannya. Nah kalau sampai hal ini yang dibutuhkan adalah kekuatan kesabaran, sabarnya harus panjang, ikutin saja maunya tapi tetap focus untuk customer membayar. Karena kadang customer menghalihkan penagihan kita dengan hal-hal yang lain.

Contoh :
Yang sering aku hadapi adalah customer kehilangan berkas yang sudah kita kirim . Walau harus berusaha keras meminta admin kita membuat lagi, kita harus ikutin kemauannya. Karena disini yang butuh adalah kita, untuk dapat piutang bisa tertagih.

5. Cek Aging Piutang Setiap Berkala dan Follow Up.

Penagihan yang efektif

Ini adalah contoh dari Aging atau umur piutang, dengan hal diatas kita bisa melihat mana umur piutang yang lebih utama di tagihkan. Utamakan menagih piutang yang umurnya lebih besar dengan tidak melupakan piutang-piutang yang akan jatuh tempo.

6. Setiap bulan Rekonseliasi.

Jujur ini adalah hal yang paling membosankan dipenagihan tapi ini adalah kegiatan rutin yang WAJIB. Setiap bulan informasikan outstanding piutang ke customer , supaya mereka tahu berapa total dengan detail kwitansi atau invoice mana saja yang masih outstanding.

Jika tidak sama maka disinilah letak kesabaran yang dibutuhkan kembali seorang collention, karena harus mencari tahu kenapa tidak sama. Hal ini biasanya berhubungan dengan Admin dan Sales.

Contoh :
Ada kesepakatan discount yang terlewatkan, mungkin admin belum mencatumkan atau Sales belum menginformasikan.

7. Bersikap baik dan Tetap Berdoa.

Dan hal terakhir adalah kebiasaan aku sendiri dalam bekerja, aku percaya jika kita bersikap manis, baik pada customer tentu kita juga dimudahkan. Dan doa adalah jurus paling jitu untuk mendapatkan kemudahan dalam hidup

Kesimpulan.

Seringkali dalam perusahaan demi omset kadang Sales melupakan hal-hal penting dalam penjualan. Jika penjualan secara tunai tentu tidak menjadi soal. Tapi yang menjadi soal adalah ketika penjualannya dengan kredit. Pada akhirnya semua akan terlihat diakhir yaitu saat penagihan.

Dengan melakukan 7 hal diatas , aku bersyukur selama  menjadi collection , laporan analisa penagihanku tercantum rata-rata 95 %.

Semoga apa yang aku tulis ini bisa bermanfaat.

Selamat Menagih.