Sejak pertama kerja aku sudah ditempatkan dibagian collection, sempat beberapa pindah perusahaan hanya sekali di tempatkan dibagian lain tapi secara keluruhan selama 19 tahun bekerja semuanya dibagian penagihan. Dan beberapa kali bertemu orang ketika aku bekerja dibagian penagihan mereka memintaku untuk berbagi bagaimana cara penagihan yang efektif.
Akhir November kemarin aku sempat ikut pelatihan tentang penagihan dan itu bayar dengan jutaan rupiah perorang dan setelah itu aku berpikir 90 % lebih materi yang dibawakan semuanya sudah aku lakukan. Dan dengan itu aku memberanikan diri untuk menulis penagihan yang efektif dengan caraku.
Ada 7 Caraku dalam menagih yang hasilnya cukup baik.
1. Pastikan Admin Rapi.
Administrasi memang hal utama dalam penagihan karena semuanya harus dipastikan sesuai. Mulai dari PO, DO , kwitansi harus sudah jelas atau surat perjanjian, dalam arti tanda tangan penerima dan kesepakatan awal sudah di setujui kedua belah pihak.
Contoh :
Piutang tidak akan dibayar jika salah satu document atau salah satu kesepakatan tidak sesuai.
2. Bersinergi dengan Sales.
Sales adalah orang pertama yang menawarkan produk dan dengan customer. Merekalah melakukan kesepakatan dan karena dengan itu seorang collection atau penagih harus bersinergi atau kerjasama secara baik dengan Sales. Tanpa hubugan baik dengan sales , percayalah seorang collection akan kesulitan dalam menagih.
Contoh :
Jika ada kesepakatan yang kadang terlewatkan tertulis di dokumen, Saleslah yang dicari pertama untuk bisa menjelaskan ke customer ketentuan telah disepakati bersama.
3. Kenali Karakter customer.
Jika sales membutuhkan hal ini untuk bisa menawarkan produk, seorang collection juga, karena dengan tahu karakter mereka , kita bisa tahu cara menghadapinya. Bukan hanya orangnya tapi karakter perusahaannya dalam membayar.
Contoh :
Orang yang bertanggung jawab atas hutang diperusahan itu karakternya agak jutek cara menghadapinya dengan keramahan yang tegas. Maksud dari ramah tapi tegas adalah kita harus bersikap manis tapi kita tegas bahwa kewajibannya harus dibayar.
Bila dari segi karakter perusahaan , kadang disetiap perusahaan punya ritme tersendiri dalam membayar kewajibannya, kadang sengaja ditunda kalau belum ditagih , kadang tanpa ditagihpun sudah membayar, kadang ditagih seringnya yang tanda tangan tidak ditempat. Dengan itu kita bisa mengetahui apa yang harus dilakukan dan bisa menentukan skala prioritas dalam penagihan.
4. Ikuti Kemauan Customer.
Menagih itu memang gampang-gampang susah, gampangnya ya kita yang punya hak karena kekuatan untuk itu, tapi susahnya kadang yang ditagih lebih ngeyel alias mempersulit penagihan, ada saja alasannya. Nah kalau sampai hal ini yang dibutuhkan adalah kekuatan kesabaran, sabarnya harus panjang, ikutin saja maunya tapi tetap focus untuk customer membayar. Karena kadang customer menghalihkan penagihan kita dengan hal-hal yang lain.
Contoh :
Yang sering aku hadapi adalah customer kehilangan berkas yang sudah kita kirim . Walau harus berusaha keras meminta admin kita membuat lagi, kita harus ikutin kemauannya. Karena disini yang butuh adalah kita, untuk dapat piutang bisa tertagih.
5. Cek Aging Piutang Setiap Berkala dan Follow Up.
Ini adalah contoh dari Aging atau umur piutang, dengan hal diatas kita bisa melihat mana umur piutang yang lebih utama di tagihkan. Utamakan menagih piutang yang umurnya lebih besar dengan tidak melupakan piutang-piutang yang akan jatuh tempo.
6. Setiap bulan Rekonseliasi.
Jujur ini adalah hal yang paling membosankan dipenagihan tapi ini adalah kegiatan rutin yang WAJIB. Setiap bulan informasikan outstanding piutang ke customer , supaya mereka tahu berapa total dengan detail kwitansi atau invoice mana saja yang masih outstanding.
Jika tidak sama maka disinilah letak kesabaran yang dibutuhkan kembali seorang collention, karena harus mencari tahu kenapa tidak sama. Hal ini biasanya berhubungan dengan Admin dan Sales.
Contoh :
Ada kesepakatan discount yang terlewatkan, mungkin admin belum mencatumkan atau Sales belum menginformasikan.
7. Bersikap baik dan Tetap Berdoa.
Dan hal terakhir adalah kebiasaan aku sendiri dalam bekerja, aku percaya jika kita bersikap manis, baik pada customer tentu kita juga dimudahkan. Dan doa adalah jurus paling jitu untuk mendapatkan kemudahan dalam hidup
Kesimpulan.
Seringkali dalam perusahaan demi omset kadang Sales melupakan hal-hal penting dalam penjualan. Jika penjualan secara tunai tentu tidak menjadi soal. Tapi yang menjadi soal adalah ketika penjualannya dengan kredit. Pada akhirnya semua akan terlihat diakhir yaitu saat penagihan.
Dengan melakukan 7 hal diatas , aku bersyukur selama menjadi collection , laporan analisa penagihanku tercantum rata-rata 95 %.
Semoga apa yang aku tulis ini bisa bermanfaat.
Selamat Menagih.
30 Responses
Bisa dibilang lu sangat menjiwai bagian mu yach Nik. Dan senang melihat teman yang mencintai pekerjaannya.
Karena dikerjain berulang2 Lin hehehhe Thanks yaa
istilah yang baru semua nih. aku biasanya ada di tengah. aku customer yg butuh jasa pihak luar tapi yg ngurusin beginian kan finance sama purchasing. tapi karena user hubunganya sama aku langsung, ya dikejar PO juga wkwkkw. trus aku ngejar2 finance deh. trus finance ngejar aku soal kelengkapan dokumen vendor. gitu aja terus wkwkwk.
Ha ha ha ha saling mengejar dong yaaa Nay ???
Senang sekali belajar seni menagih ala Nik, kerapihan administrasi dan seni taktisnya woke banget. Suksma Nik
Wuaaa senang tulisan ku dibaca mba , thanks yaa
Wih 19 tahun bekerja, keyeeeeen 😀
Bekerja dan belajar Wien hihi
Hahaha.. Mantap kakakk
Terima Kasih yaa Wien ?
tips trik lebih dalam untuk menagih piutang yang bertahun2 belum dibayar oleh buyer bagaimana ya ?
Lihat History dan nilainya lagi. Karena hal tersebut saling terkait.
Walau dulu pernah kerja di bank, tapi posisi terakhirku itu di human capital (dan sebelumnya jadi teller), dan kesannya memang bank itu dekat dengan lingkup kerja penagihan kayak gini ya, tapi dari tulisan mbak Nik ini aku baru dapetin POVnya.
Bukan tugas yang remeh, dan memang butuh mental dan kepekaan. Belum lama ini, ada petugas koperasi yang dibun*h di Palembang dan jasatnya dicor di belakang ruko tempat ia nagih. Ini ngeri banget, dan emang kalau orang penagihan di lapangan tuh nyawa jadi taruhan. Bukan berarti tim penagihan di kantor juga nggak ada resikonya sih ya.
Mengelola bisnis (baik milik sendiri, maupun milik orang lain) memang ada kerumitan di dalamnya.
Apalagi kalo bicara soal penagihan invoice dll.
Ha wong nagih invoice kerjaan bloger aja kadang syusaaahhh minta ampun #eh #NumpangCurcol
Apalagi penagihan kyk begini yhaa
Walah mbak, masalah penagihan itu emang salah satu hal yang pelik sih.
Aku tuh tadinya sering juga ikut menagih pembayaran ke customer. Tapi berhubung aku ‘terlalu gigih’ kalo nagih, makanya sekarang sistemnya jadi good cop bad cop aja jadinya. Alias kalo aku udah turun tangan, itu customer berarti udah susah diajak diplomasi.
Kalo Kak Nik ada di bagian penagihan maka udah teruji kesabarannya yaa. Dan memang kesabaran itu berbuah manis, semua tagihan akan dibayar dengan tepat waktu, semoga gak ada drama lagi yg memusingkan.
Bab menagih memang rumit. Kita butuh biar customer membayar utang. Tapi, kadang kitanya yang rasanya melas sekali.
Urusan kesabaran untuk bagian penagihan memang harus tak terbatas.
Kayak ga nyangka gitu mba nik pernah di collection. Dulu ya di bank HSBC tempat aku kerja, tiap nanya ke bagian collection, mereka tuh kayak galak2 semua. Krn tugasnya memang berhadapan Ama nasabah tukang ngemplang 🤣.
Malah ya mba, ada loh yg tiap nagih dia hrs ke bawah meja nelponnya. Trus lama2 kluar deh suara2 kenceng ribut Ama nasabah 😂
Aku sampe bilang, kalo aku dipindahin ke collection, mending resign sih. Ga bakal bisa aku nagih begitu.
Tp ada 1 temen yg dulu di collection trus pindah ke cabang tempat aku kerja . Aku nanya dulu dia gimana nagihnya. Ternyata kayak mba nik, pake cara lembut. Trus Kata2 kuncinya,
‘ibu, ibu tahu kan kalau hutang di bawa mati? Seandainya ada kenapa2 terjadi dengan ibu, dan hutang belum terbayar, sama aja ibu menutup pintu surga. Karena hutang itu akan tetap ada dan jadi penghalang manusia di akhirat’
Trus si ibu langsung bayar mba 😂😂😂
Serupa dgn mb Fanny.. Akupun kerja di bank, dan orang² Collection di kantor itu terkenal galak², mulai dari bosnya, petugas lapangan, call center sampai adminnya wkwk.. Tp emang itu skill yg hrs dipunya orang collection sih, selain kesabaran ekstra. N aku termasuk yg setuju klo hrs org berhutang harus digalakin hehe.
Aku pernah kerja dibagian penagihan, dan seumur-umur, posisi inilah yang paling stress yang pernah aku kerjain… wkk…
Tiap mau nelpon buat nagih kudu tarik napas, begitu juga setelah nutup telpon, tarik napas dan menenangkan diri dulu sebelum nelpon yang lainnya… hahaha…
Positifnya adalah, belajar rapi dan belajar gak gampang naik darah…
Setuju banget bahwa komunikasi yang jelas dan tindak lanjut yang konsisten sangat penting untuk memastikan pembayaran tepat waktu. Memang sih, IMHO tetap tergantung niat baik yang mestinya bayar tepat waktu juga ya. Aku ingat juga punya temen yg di bagian collection, ada tingkatannya untuk nagih. Ada yang bisa diajak omong baik2 dan masalah bisa diselesaikan. Ada yang gak bisa, nah itu dipindahin ke yang agak galak dan seterusnya. Sekarang sih, sebaiknya memanfaatkan juga penggunaan teknologi dalam proses penagihan ya. DIharapkan bisa menjadi solusi praktis untuk meningkatkan efisiensi.
baru kemarin aku sharing sama sodaraku, kalau dia kerja di bagian penagihan
dan rata-rata hampir semua bagian penagihan, alurnya sama.
Aku memang bikin PO, tapi hanya untuk stok barang di divisiku aja.
Untuk urusan administrasi, mereka yang bergelut dengan dunia collection kudu teliti ya, dan memang bener kalau kuncinya juga sabar dan harus terus berhubungan dengan tim sales dilapangan,
karena biasanya penagihan juga akan berhubungan dengan finance yang biasanya ngecek mutasi uang masuk
Dalam hal menagih ini gak bisa sembarangan lah ya pastinya. Tetep ada tata kramanya, ketegasan, dan tahan banting dengan mental yang sekeras baja. Soalnya memungkinkan terjadi kesalahpahaman dalam urusan seperti ini.
Pengalaman menjadi bagian dari tim collection pastinya sangat memberikan banyak ilmu bermanfaat sekali. Terutama dalam mengenali orang atau calon orang yang akan berhutang. Hingga perusahaan pun pasti kurang lebih sudah terbayang mana yang layak dapat layanan atau tidak.
Nah, kelas terkait ini sangat mahal dan mba Nik sudah menerapkan dalam dunia profesional. Tentunya trik dan tips yang di tuliskan amat jitu sekali.
Terima kasih sudah berbagi informasi bermanfaat. Terutama terkait tetap berkata baik dan manis, sehingga tidak mudah terpancing emosi juga dan impactnya bagus nih.
Menagih itu memang susah menurut saya. Karena itu tadi, orang yang ditagih malah lebih galak. Padahal itu kewajibannya membayar. Apalagi kalau pas orang punya seribu alasan. Dan setuju sekali, poinnya tetap berdoa juga karena saya percaya selalu ada bantuan tangan Tuhan juga.
Dan tulisan ini sangat keren sakali karena sesuai pengalaman Mbak Nik. Bagaimana resehnya orang yang ditagih, tetap harus sabar dan tatp menerapkan tata krama.
Wah ternyata Mbak Nik bagian collection ya bukan pekerjaan mudah menagih itu butuh kesabaran dan mesti tetap ramah, menagih piutang pribadi juga begitu, sebaiknya harus ada dokumen lengkap ya…terima kasih tipsnya Mbak..
Ini tips yang amat berguna bagi yang bekerja di bagian collection atau Finance karena saya juga pernah berpengalaman menemani teman kantor untuk menagih hutang di daerah pedalaman Bogor yang jauh dari kantor. Tapi karena memang harus ditagih karena sudah jadi tempo mau nggak mau harus dilakukan walaupun tidak semua terlunasi tapi sebagian sudah dibayar titik ternyata koleksi itu Rumit juga ya
menagih itu memang butuh seni ya Mba Nik, agar bisa berhasil, termasuk di perusahaan maupun menagih perorangan, dan saking pentingnya penagihan ini sampai ada kelasnya ya, ada pelatihan bayarnya sampai jutaan juga, berarti menagih itu menjadi sebuah keahlian agar bisa berhasil dan betul juga sih ga semua orang bisa menagih, mungkin ini relate juga dengan istilah negotiation skill kali ya mba Nik
Waah.. terpesona dengan ketelitian ka Nik.
Point per-pointnya detil dan memang kudu bisa dipertanggungjawabkan sedetil ini yaah..
Kalau tentang customer ini memang jatuhnya jadi banyak nuntut nih..
Semoga aja gak dapet cutomer yang rewel yaah..
Tapi namanya ujian kerja mah… aya we.. suka ada yang di luar batas kewajaran manusia. Huhuhu..
Pastinya bikin pusing dan harus segera diatasi jika tak mau menjadi masalah pada periode pembukuan selanjutnya
Memang menagih itu melelahkan tapi di situ ada hak kita